Commis cours hors-faculté

• Reçoit informatiquement les demandes de cours hors établissement pour toute la communauté étudiante; fournit les renseignements et effectue toutes les opérations relatives à l’inscription des étudiantes et étudiants à des cours hors-faculté; vérifie leur admissibilité, crée les dossiers étudiants, enregistre les choix de cours, crée les cours dans la banque de gestion académique;
  
  
• Approuve et signe toutes les demandes de cours hors établissement ; réfère les cas particuliers au registraire;
  
  
• Procède à l’inscription des étudiantes et étudiants, produit les avis de paiement, les avise de leur horaire de cours; selon les procédures établies, interroge le système informatique, fait sortir les rapports appropriés et s’assure de la validité des données. Inscrit les notes aux dossiers des étudiantes et étudiants et leur achemine les bulletins;
  
  
• Initie et supporte la clientèle dans l’utilisation du logiciel en vigueur;
  
  
• Reçoit et coordonne les annulations et abandons de ces étudiantes et étudiants et en assure le suivi auprès des établissements d’accueil. Produit des listes et des documents statistiques utiles à la gestion des cours hors-faculté;
  
  
• Communique, à titre de responsable, avec différentes personnes intervenantes des établissements afin d’obtenir et de fournir des renseignements concernant leur programme et ceux offerts à notre institution;
  
  
• Communique avec les étudiantes et étudiants pour obtenir les informations manquantes à leur dossier; communique avec le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) pour régulariser les situations problématiques et transmet les informations nécessaires;
  
  
• Procède à la création du dossier pour les étudiantes et étudiants en échange, en collaboration avec le Service aux étudiants, les coordonnatrices et coordonnateurs du programme d’échanges dans les départements et la Direction des études de l’ingénieur, applique le processus d’admission conformément aux règles déjà établies;
  
  
• Prépare les attestations d’admission et d’inscription et complète les formulaires exigeant le sceau de Polytechnique Montréal;
  
  
• Accueille et informe la clientèle étudiante, en collaboration avec le Service aux étudiants en leur expliquant les règlements et procédures en vigueur et en fournissant les documents nécessaires pour leur séjour au Québec;
  
  
• Agit comme personne-ressource pour ces étudiantes et étudiants durant leur passage à Polytechnique;
  
  
• Accueille les stagiaires en laboratoire; procède à la création du dossier; vérifie les documents requis; selon les procédures établies, détermine le niveau académique et réfère les cas litigieux à qui de droit; procède à l’inscription et aux choix de cours et émet la carte d’identité. Assure le suivi des notes et production du bulletin;
  
  
• Lors de période de pointe, collabore à l’envoi et à la remise des bulletins et des fiches d’inscription aux étudiantes et étudiants;
  
  
• Prépare la documentation nécessaire pour l’envoi des demandes d’admission;
  
  
• Collabore à la préparation de la collation des grades;
  
  
• Classe et tient à jour différents dossiers, listes et documents;
  
  
• Utilise et voit à l’entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, photocopieur et appose le sceau de Polytechnique Montréal sur certains documents;
  
  
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Prérequis :

Date limite de soumission des candidatures : vendredi 8 avril 2022, à 17 h.

Toute personne répondant aux exigences d’un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.