Adjointe de direction, Coordination de l’exploitation

RÔLE ET RESPONSABILITÉS
• Fait partie intégrante du processus budgétaire du site de Mirabel, assiste le processus de révision budgétaire, explications d’écarts et toutes autres tâches afférentes. S’assure d’une vigie mensuelle du respect des engagements mensuels;
• Support administratif à la direction et support aux demandes des partenaires;
• Coordination des Plans de mesures d’urgence (PMU) et collaboration à la mise à jour des Plans opérationnels, Directives opérationnelles ainsi que le Manuel d’Exploitation Aéroportuaire;
• Support au responsable du site;
• Intégration des nouveaux employés;
• Assiste l’équipe de la DTI pour les besoins informatiques;
• Rédige ou effectue la mise en page, de documents Word, Excel, etc., des notes de service, des lettres et des rapports à partir d’instructions verbales, de notes manuscrites ou de brouillons;
• Prépare des réponses à diverses correspondances reçues, rédige, au besoin, la correspondance, note de service ainsi que divers documents tels procédures, rapports et documents réglementaires, etc.;
• Assure la qualité et le maintien des standards de présentation des documents produits par la direction;
• Assure divers suivis relativement à certains dossiers de nature confidentielle;
• Assure le classement et la mise à jour des dossiers et des données au sein du service dans les différents SharePoint de la direction;
• Effectue certaines entrées de données dans SAP, et s’assure que le processus d’approbation et de demandes d’achat est bien respecté tout en coordonnant les demandes auprès du département de la planification, des comptes à recevoir et des finances;
• Assiste à quelques comités réglementaires et prépare les comptes-rendus des réunions/comités;
• S’assure de l’approvisionnement général en papeterie pour l’ensemble du Centre des Services;
• Effectue les demandes de réservations auprès de l’agence de voyages, reçois et vérifie les billets d’avion reçus, hôtel, etc.;
• Aptitudes transversales à collaborer avec les adjointes de la Vice-Présidence et soutien à celles-ci en cas d’absence ou besoins ponctuels;
• Effectue diverses autres tâches connexes relativement à sa fonction.
EXIGENCES
• Posséder un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent;
• Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente à l’emploi;
• Maîtriser les langues française et anglaise (parlées et écrites);
• Excellentes connaissances de la suite Office 365;
• La connaissance du logiciel SAP constitue un atout;
• Avoir de la discrétion, de l’autonomie, de l’intégrité et un bon jugement;
• Faire preuve de pro activité;
• Capacité à travailler sous pression, posséder un esprit d’équipe et de collaboration;
• Avoir de l’initiative et de la diplomatie;
• Avoir une facilité de communication orale et écrite;
• Posséder de l’entregent et un sens du respect des règles établies;
• Avoir un sens aigu du service à la clientèle;

Ce concours est ouvert simultanément à l’interne et à l’externe; cependant, les candidatures provenant de l’interne seront traitées en priorité.

Nous vous remercions de l’intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.